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学会・式典の運営を派遣スタッフで効率化できますか?

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大切な学会・式典の企画運営を効率化するために

 

 

「うちの部署が式典の事務局になったので、企画運営をよろしく」

 

 

突然このような指示を受けて、非常に苦労した……という経験のある方はいらっしゃいませんか?

 

 

世界中の最先端技術のやり取りが行われる学会や、各地から多くの来賓が訪れる式典は、参加する人や企業にとって非常に重要な「ハレの舞台」です。

 

 

そのため、学会・式典の企画運営をする運営事務局は非常に責任の大きい仕事となります。

 

 

学会・式典の企画から、学会・式典の案内や来賓の手配、会場設営の打合せ、そして当日の受付業務や司会進行など……学会・式典の運営事務局が行なわなくてはならないことはさまざまです。

 

 

特に学会・式典の当日にスタッフや事務局の人手不足で会場設営がもたついたり、学会・式典の受付で英語に対応できず右往左往していると、学会・式典の参加者を不快にさせてしまいかねません。

 

 

それは学会・式典に対してはもちろん、運営事務局や運営者に対する印象も悪くしてしまいます。

 

 

しかし、学会・式典運営の経験やノウハウがあればともかく、「学会・式典を運営するノウハウがないのに運営事務局を任されてしまった」といった学会・式典運営事務局の方も少なくないのではないでしょうか。

 

 

そのような学会・式典の運営ノウハウがない運営者が、学会・式典の運営を効率的に行うためにおすすめなのが、学会・式典の当日の運営に専門の派遣スタッフを使うことです。

 

 

学会・式典の運営に派遣スタッフを使うメリット

 

 

しかし、派遣スタッフと聞くと「派遣とアルバイトは何が違うの? 派遣よりアルバイトの方が安く募集できるのでは?」と考える運営事務局の方もいらっしゃるかもしれません。

 

 

もしくは「式典・学会の運営を外部の派遣スタッフに任せるのは不安だ」といった運営事務局の方もいらっしゃるでしょう。

 

 

けれども、運営者がバイトを求人して学会・式典を企画運営するよりも、学会・式典運営にノウハウのある派遣会社から派遣スタッフを派遣してもらう方が、結果的に大きなメリットになるのです。

 

 

学会・式典の運営に派遣スタッフを使う1つ目のメリットは、式典・学会運営スタッフを派遣で代行することで、質の高い運営ができることです。

 

 

特に英語圏の来賓の多い学会・式典のアテンド業務においては、ビジネスマナーや気遣い、英語力などがスタッフに求められますが、研修のないアルバイトのスタッフではこれらのスキルが物足りなく感じます。

 

 

結果として、式典・学会受付にアルバイト求人のスタッフを使ったばっかりに、受付不備を起こして運営事務局が対応に追われてしまった、ということになっては元も子もありません。

 

 

一方、派遣スタッフはアルバイトと違って派遣会社でアテンド業務の研修を受けています。

 

 

さらに、式典・学会受付で求められるスキルに応じて派遣されるため、英語が必要な学会・式典受付や運営には英語スキルのある派遣スタッフの派遣を要望することで、式典・学会受付や運営に最適な派遣スタッフを運営代行として派遣してもらうことができるのです。

 

 

また、学会・式典運営にスタッフを派遣する派遣会社には学会・式典の運営に対する経験やノウハウがあるため、学会・式典の運営や受付だけでなく司会進行やコンパニオンなどの派遣など、学会・式典運営におけるさまざまな派遣スタッフを利用することも可能です。

 

 

学会・式典の運営に派遣スタッフを使う2つ目のメリットは、求人の必要がないことです。

 

 

土日に行われることが多い学会・式典において、休日である土日求人のアルバイトが集まりにくいことは悩みのタネです。

 

 

しかし

式典・学会運営に派遣スタッフを使うことにすれば、土日であっても派遣会社が会場設営や受付に必要な派遣スタッフを派遣してくれるため、運営事務局がアルバイトの求人状況に気を配る必要がありません。

 

 

また、急な学会・式典にも対応することができ、さらに、求人後の研修なども必要がないため、派遣スタッフを使うことで運営事務局の負担大きく減らすことができます。

 

 

このように、学会・式典の運営に派遣スタッフを使うことで、学会・式典を効率的かつ効果的に運営し、運営者の印象をアップすることもできるのです。

 

 

学会・式典の運営にはさまざまな手間がかかりますので、事務局運営によって実際の業務が圧迫されることのないように、効果的に派遣スタッフを利用することをおすすめします。

 

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